Digital Assets Management deixou de ser um diferencial e virou ponto sensível na rotina das empresas.
Com a digitalização de processos e o avanço das tecnologias, o volume de dados e ativos virtuais disparou. Ao mesmo tempo, a complexidade das operações também subiu de nível.
Para as instituições financeiras, isso criou um cenário nada simples: lidar com múltiplas carteiras digitais, garantir segurança, manter a conformidade e ainda buscar eficiência em um ambiente onde tudo muda rápido.
Nesse contexto, a gestão de ativos digitais virou um tema urgente. Mais do que lidar com criptomoedas ou NFTs, trata-se de pensar em toda a estrutura de dados, sistemas, contratos e integrações que precisam funcionar em sintonia.
É aí que entra a força do Digital Assets Management — um campo que se conecta diretamente com o universo mais amplo do Asset Management, mas com foco total na dimensão digital.
Neste artigo, a proposta é trazer um panorama completo e descomplicado sobre:
- como estruturar uma boa estratégia de Digital Assets Management;
- os principais desafios do mercado; e
- o que pode ser feito para transformar esse setor em uma base sólida para o crescimento das operações.
Continue conosco nesta leitura e confira!
Desafios no Digital Assets Management
A gestão de ativos digitais envolve diferentes frentes e exige atenção constante. A resposta para o que mais compromete o desempenho nesse processo passa por uma questão central: a falta de organização.
Empresas de diferentes portes e setores lidam com arquivos espalhados, fluxos desconectados e baixa governança, o que interfere diretamente no controle e na segurança dos dados.
Em contextos que exigem agilidade e precisão, esses obstáculos limitam decisões estratégicas e criam riscos operacionais. O volume crescente de dados, somado à pressão por entregas rápidas, torna essa desorganização ainda mais evidente.
Sem uma base bem estruturada, até as melhores ferramentas digitais perdem eficácia e se transformam em fontes de frustração e desperdício.
Perda de arquivos ou difíceis de encontrar
Quando não há uma estrutura bem definida para nomeação e armazenamento de arquivos, o caos se instala.
Equipes perdem tempo em buscas manuais, enfrentam duplicidades e acessam versões ultrapassadas. Isso atrasa entregas, afeta a produtividade e prejudica a experiência do cliente.
A ausência de filtros, tags e categorias bem aplicadas dificulta a identificação dos ativos certos, o que pode gerar erros graves, especialmente em ambientes regulados.
Empresas que operam em setores com forte regulamentação sofrem ainda mais, pois qualquer falha no controle pode resultar em sanções ou perda de credibilidade no mercado.
Colaboração ineficiente
A descentralização de informações trava o trabalho coletivo. Em muitas empresas, áreas diferentes armazenam ativos em locais distintos, com nomenclaturas próprias e sem critérios comuns. Isso provoca retrabalho, atrasos e falhas de comunicação.
A falta de uma plataforma única e acessível impede a atualização em tempo real e compromete a rastreabilidade das ações feitas por cada colaborador.
Projetos colaborativos perdem velocidade e clareza, enquanto decisões baseadas em informações desatualizadas podem impactar diretamente os resultados da organização.
Sem uma visão compartilhada, o time inteiro sofre.
Remoção de ativos desatualizados
Sem um processo claro de revisão periódica, ativos antigos continuam em uso e causam ruído na comunicação. Materiais desatualizados podem circular externamente, comprometendo a imagem da marca e confundindo o público.
A ausência de um controle sobre a data de validade e a relevância dos arquivos também encarece o armazenamento, além de dificultar a conformidade com normas que exigem clareza e precisão nos registros.
O excesso de arquivos irrelevantes ainda impacta o desempenho das plataformas e gera dificuldades na busca por conteúdos úteis, transformando uma simples tarefa em um desafio operacional.
Gestão de acessos aos ativos
A falta de critérios para concessão de permissões coloca em risco dados sensíveis. Sem uma política de acessos definida, arquivos confidenciais podem ser compartilhados com quem não deveria visualizá-los ou editá-los, o que abre brechas para:
- falhas de segurança;
- uso indevido de informações; e
- perda de rastreabilidade.
Em um cenário corporativo, onde a integridade das informações é essencial, esse tipo de vulnerabilidade não pode passar despercebido.
Também se perde o controle sobre a origem de alterações e sobre o histórico de movimentações, o que enfraquece os processos de auditoria e dificulta a responsabilização em caso de incidentes.
9 passos para otimizar o Digital Assets Management
O caminho para tornar a gestão de ativos digitais mais eficiente passa por etapas bem definidas. Para quem busca reduzir erros, melhorar fluxos e aumentar a produtividade, é essencial seguir um plano estruturado.
As boas práticas a seguir funcionam como um guia para empresas que desejam transformar o modo como organizam, acessam e analisam seus ativos digitais.
Com essas ações, é possível criar uma base sólida para o crescimento sustentável, com menos riscos e mais clareza operacional. A melhoria contínua depende diretamente:
- da capacidade de adaptação;
- da escolha das tecnologias certas; e
- da definição de processos consistentes.
1. Elabore um plano para gestão de ativos digitais
A estruturação de um plano formal é o ponto de partida. Esse planejamento define como os ativos serão armazenados, categorizados, atualizados e descartados. Um inventário inicial ajuda a mapear tudo que está em uso e o que pode ser arquivado.
Com esse panorama em mãos, a empresa consegue padronizar processos e reduzir falhas. Também é nesse plano que entram:
- os critérios de avaliação;
- o tempo de validade de cada item; e
- as responsabilidades pelas atualizações.
Incluir uma visão de longo prazo e prever a integração com outras áreas da empresa fortalece o planejamento e permite maior adaptabilidade frente a mudanças do mercado.
Esse documento deve ser revisado com frequência, considerando novas demandas, entradas de tecnologias e alterações nas estruturas organizacionais.
Uma abordagem consistente evita decisões improvisadas e garante continuidade mesmo em momentos de reestruturação ou expansão.
2. Analise a concorrência
Observar como outras empresas atuam na gestão de ativos digitais ajuda a identificar padrões, estratégias e inovações. Essa análise não serve para replicar modelos, mas para entender o que funciona em contextos parecidos e adaptar soluções de forma coerente.
O benchmarking revela lacunas internas e aponta oportunidades de melhoria. Além disso, contribui para:
- antecipar tendências;
- identificar gaps tecnológicos; e
- ajustar a linguagem dos ativos às novas demandas do mercado.
Avaliar como as organizações líderes utilizam suas plataformas, estruturam seus fluxos e organizam seus bancos de dados pode oferecer parâmetros objetivos para orientar melhorias internas.
Essa prática também apoia a criação de diferenciais competitivos, sobretudo quando se aproveitam os aprendizados da concorrência para inovar em abordagens mais eficientes e sustentáveis.
3. Atribua funções na equipe
Cada pessoa da equipe precisa saber qual é sua responsabilidade na cadeia de gestão dos ativos. Ter papéis bem definidos evita sobreposição de tarefas, reduz conflitos e acelera processos.
Quando há clareza sobre quem aprova, quem publica e quem monitora, o fluxo de trabalho se torna mais fluido e previsível.
Também permite que a equipe se organize melhor diante de entregas simultâneas, imprevistos ou mudanças de prioridades.
Além disso, a definição de funções contribui para o desenvolvimento de competências específicas em cada etapa da operação, tornando o time mais autônomo e capacitado.
Treinamentos periódicos e alinhamentos com a liderança ajudam a manter os objetivos estratégicos conectados à prática cotidiana.
4. Desenvolva fluxos de trabalho contínuos
A criação de fluxos automatizados e integrados facilita a movimentação dos ativos digitais entre diferentes estágios.
A cada etapa, o sistema deve registrar ações e garantir que as permissões estejam alinhadas com as responsabilidades. Essa continuidade reduz gargalos e fortalece a rastreabilidade.
Além disso, contribui para a transparência dos processos e simplifica treinamentos de novas pessoas colaboradoras, já que tudo está documentado e padronizado.
Fluxos bem estruturados também permitem identificar pontos de atraso e gargalos, possibilitando ajustes rápidos antes que pequenos problemas escalem. A clareza nos processos estimula a autonomia da equipe e reduz a dependência de confirmações manuais.
5. Implemente um processo de segurança
Segurança precisa estar no centro da gestão digital. Criptografia, autenticação e backups programados ajudam a proteger os ativos de falhas e acessos indevidos.
Regras claras sobre o que pode ser editado, compartilhado ou excluído reduzem o risco de danos e garantem conformidade com leis e normas do setor financeiro.
A aplicação de camadas adicionais de proteção, como autenticação multifator e alertas em tempo real, aumenta o controle e melhora a capacidade de resposta diante de incidentes.
Ter um plano de contingência estruturado e políticas claras sobre recuperação de desastres digitais reforça a resiliência dos sistemas. Revisões periódicas dos protocolos de segurança também garantem atualização constante frente às novas ameaças.
6. Monitore a análise do produto
Acompanhar o desempenho dos ativos permite identificar quais arquivos são mais usados, quais não geram retorno e quais precisam de atualização.
Essa análise ajuda a tomar decisões mais rápidas e embasadas, além de otimizar o armazenamento e os investimentos em novos conteúdos.
Métricas como tempo de acesso, taxa de conversão e frequência de download revelam a eficácia dos ativos e orientam a produção de materiais futuros. A leitura contínua desses dados também permite:
- identificar comportamentos fora do padrão;
- prever demandas; e
- alinhar a produção com os interesses reais do público-alvo.
Quando bem interpretados, esses indicadores se transformam em aliados para estratégias mais eficientes e assertivas.
7. Crie processos escaláveis
A escalabilidade deve estar presente desde o início. À medida que o volume de dados aumenta, a estrutura precisa dar conta do recado sem perder eficiência.
Plataformas com integração nativa, API aberta e suporte técnico qualificado ajudam a manter o ritmo de crescimento sem comprometer a gestão.
Quanto mais integrada for a tecnologia adotada, menor será o retrabalho com transferências manuais e maior será o aproveitamento dos dados disponíveis em toda a organização.
A escalabilidade também diz respeito à estrutura de governança e à flexibilidade dos fluxos. Processos bem planejados acompanham o crescimento da equipe e das demandas sem exigir mudanças drásticas a cada novo desafio.
8. Realize auditorias contínuas
Auditorias regulares garantem que os processos estejam sendo cumpridos e os ativos estejam atualizados. Elas também ajudam a identificar falhas, corrigir desvios e prevenir riscos operacionais.
Com um cronograma bem definido, a empresa mantém a transparência e reforça a governança digital. Esse processo também fortalece a credibilidade da organização diante de auditorias externas e reforça a cultura de melhoria contínua.
As auditorias oferecem uma visão realista sobre o desempenho da gestão e funcionam como pontos de checagem para alinhar práticas às metas organizacionais. Resultados dessas análises devem ser usados como base para a revisão de políticas e o aprimoramento dos controles internos.
9. Explore novas tecnologias
A tecnologia certa torna o Digital Assets Management mais ágil, seguro e escalável. A Dimensa, por exemplo, oferece uma solução completa para gestão de ativos em fundos de investimento.
Com uma arquitetura moderna, integrada à regulação CVM 175, a plataforma permite a administração de passivos e ativos em um único ambiente.
Ela atende às exigências fiscais e operacionais do mercado financeiro, com relatórios precisos, visão consolidada das carteiras e recursos que apoiam a tomada de decisões.
Ao integrar dados, processos e equipes, a Dimensa eleva o padrão da gestão digital no setor. A ferramenta se destaca:
- pela flexibilidade;
- pela possibilidade de parametrização conforme o perfil da empresa; e
- pela capacidade de suportar operações em larga escala com estabilidade e alto desempenho.
A plataforma também possibilita acompanhamento em tempo real, integração com sistemas legados e alta adaptabilidade às dinâmicas do mercado.
Esse suporte robusto traz mais confiança para as decisões e permite que os gestores dediquem mais tempo às estratégias e menos à operação.
Concluir o Digital Assets Management exige uma escolha estratégica. Acesse a página da solução de Gestão de Investimento da Dimensa e conheça mais sobre as funcionalidades que podem transformar a operação da sua empresa.
Em resumo
O que quer dizer Digital Asset Management?
Digital Asset Management significa a prática de organizar, armazenar e controlar arquivos digitais em repositório central com metadados e processos claros. O resultado: acesso rápido, dados íntegros e padronização operacional em toda a empresa.
O que é um trabalho de Digital Asset Management?
O trabalho de Digital Asset Management mapeia arquivos digitais, define metadados, controla versões e gerencia permissões. Essas ações mantêm alta integridade, disponibilidade, segurança e conformidade dos arquivos durante todo o ciclo de vida.
Qual é a diferença entre um CMS e um DAM?
Um CMS gerencia páginas e posts em sites, voltado à publicação de conteúdos web. Digital Asset Management armazena arquivos digitais com metadados, controla versões, define permissões e atua como repositório central usado por vários canais.
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