A implementação de um sistema de compliance é fundamental para garantir que as empresas estejam alinhadas às normas, regulamentações e padrões éticos exigidos pelo mercado.
Diante de um ambiente corporativo cada vez mais complexo e regulado, a gestão de compliance e conformidade protege a organização de riscos jurídicos e financeiros, ao mesmo tempo que fortalece sua credibilidade e confiança perante clientes, parceiros e investidores.
Entenda, neste conteúdo, a importância de um sistema de compliance e como implementá-lo na sua empresa. Acompanhe!
O que é um sistema de compliance?
Um sistema de compliance é um conjunto de políticas, procedimentos e ferramentas desenvolvidos para garantir que uma empresa opere em conformidade com as leis, normas regulatórias e padrões éticos aplicáveis ao seu setor.
Ele envolve a análise de riscos, elaboração de códigos de conduta, monitoramento de processos e treinamento de colaboradores. Tudo com o objetivo de assegurar a integridade e transparência nas operações corporativas.
Esse sistema também cria mecanismos para identificar e mitigar possíveis infrações, promovendo uma cultura organizacional baseada na ética e no cumprimento das regras.
Por que é importante adotar um sistema de compliance?
Um sistema de compliance garante que a empresa opere de forma ética e dentro das normas regulatórias, reduzindo riscos que podem comprometer sua integridade.
Ele promove o cumprimento de leis e regulamentos, diminuindo a exposição a multas, sanções e problemas jurídicos, além de proteger a reputação da organização.
Com processos bem definidos, é possível prevenir fraudes, má gestão e perdas financeiras, ao mesmo tempo em que se assegura a proteção de dados e informações sensíveis.
Essa estrutura fortalece a governança corporativa e contribui para consolidar a confiança de clientes, parceiros e colaboradores, criando condições para um crescimento sustentável.
Passo a passo para implementar um sistema de compliance eficiente
Identificação e análise de riscos
O primeiro passo para a implementação de um sistema de compliance é a identificação e análise dos riscos envolvidos nas atividades da empresa.
Esse processo exige uma avaliação dos setores que apresentam maior vulnerabilidade, considerando aspectos regulatórios, operacionais, financeiros e éticos.
Além disso, é importante mapear quais processos estão mais sujeitos a não conformidades e quais impactos isso pode gerar, como multas, prejuízos financeiros ou danos à reputação.
Elaboração de um plano de ações
Com os riscos mapeados, o próximo passo é elaborar um plano de ações que busque mitigar vulnerabilidades e promover a conformidade. Esse plano pode incluir mudanças nos processos internos, ajustes em contratos e implementação de controles mais rígidos.
Também é importante definir metas claras e prazos para a execução de cada ação, bem como os responsáveis por cada etapa.
O plano de ações deve ser documentado e comunicado a todas as partes envolvidas para garantir engajamento e alinhamento.
Definição e implementação do código de conduta
O código de conduta é um dos pilares do sistema de compliance, pois estabelece as diretrizes éticas e as regras que devem ser seguidas por todos os colaboradores.
Ele deve ser construído com base nos valores da empresa e nas normas aplicáveis ao setor, abordando temas como conflitos de interesse, práticas anticorrupção, proteção de dados e relações com parceiros e fornecedores.
Após a definição do documento, é necessário garantir que ele seja divulgado e de fácil acesso a todos. Para isso, é importante realizar workshops, reuniões explicativas ou disponibilizar canais para tirar dúvidas, de forma que os colaboradores compreendam a importância de segui-lo.
Estruturação de uma área dedicada à conformidade
Para que o sistema de compliance traga os resultados esperados, é fundamental criar uma área ou designar uma equipe dedicada exclusivamente a esse propósito, visando monitorar o cumprimento das normas e políticas internas.
A equipe deve ser composta por profissionais capacitados, com conhecimento técnico e habilidade para lidar com questões regulatórias.
Ademais, essa área deve ter autonomia e reportar diretamente à alta gestão, garantindo que as questões de compliance sejam tratadas com prioridade.
Estabelecimento de mecanismos de vigilância
Os mecanismos de vigilância possibilitam identificar e prevenir irregularidades no ambiente corporativo.
Entre as ferramentas disponíveis estão os canais de denúncia, que oferecem aos colaboradores a possibilidade de reportar condutas inadequadas de forma anônima, e as auditorias internas, que verificam se os processos estão sendo realizados conforme as normas estabelecidas.
Outra medida necessária é a implementação de controles internos capazes de monitorar atividades sensíveis, como pagamentos, contratações e negociações com terceiros.
Promoção de programas de treinamento
Os programas de treinamento são fundamentais para criar e reforçar uma cultura de compliance. Eles capacitam os colaboradores, desde a alta gestão até os níveis operacionais, para entender os princípios do sistema e aplicá-los no dia a dia.
O conteúdo deve incluir o código de conduta, as políticas internas e as regulamentações aplicáveis, apresentados de forma prática e com linguagem acessível para facilitar a compreensão.
Esses treinamentos precisam ser realizados regularmente e ajustados sempre que houver mudanças no ambiente regulatório ou nas políticas da empresa, assegurando sua eficácia e atualidade.
Acompanhamento e monitoramento contínuo
Um sistema de compliance eficiente precisa de acompanhamento constante para assegurar que suas práticas sejam efetivas e atendam às necessidades da organização.
Esse processo deve ser planejado como um ciclo contínuo, em que a revisão de políticas, auditorias internas e análise de desempenho estejam interligadas e sirvam de base para ajustes estratégicos.
A empresa deve estar atenta às mudanças legislativas e às tendências de mercado, adaptando as diretrizes de forma ágil para evitar inconformidades.
Relatórios periódicos, por sua vez, consolidam as informações e ajudam a monitorar os avanços, conectando ações realizadas com resultados e proporcionando clareza para os stakeholders.
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