A auditoria de compliance desempenha um papel fundamental ao garantir que as empresas estejam alinhadas às regulamentações e políticas internas, além de identificar riscos e não conformidades.
Em um cenário de crescente complexidade regulatória, esse processo se torna indispensável para proteger os negócios e assegurar o cumprimento das normas aplicáveis.
Mas como as empresas podem garantir um processo de auditoria de compliance eficaz? É o que veremos neste artigo. Boa leitura!
O que é uma auditoria de compliance?
A auditoria de compliance é uma análise sistemática das políticas, procedimentos e práticas de uma organização, com o objetivo de verificar a conformidade com leis, regulamentos e normas aplicáveis.
Ela busca identificar riscos, promover a governança e assegurar que a empresa opere dentro de padrões éticos e legais.
Esse processo abrange diversos aspectos, como controle de qualidade, capacitação dos funcionários, estabelecimento de canais para denúncias e implementação de processos para prevenção e resposta a incidentes.
O foco principal é alinhar todas as atividades da organização às exigências regulatórias.
A auditoria pode ser aplicada a várias áreas, como financeira, ambiental, segurança da informação e saúde. Essa abrangência permite que as empresas melhorem sua governança e aumentem a transparência.
Os principais elementos avaliados em uma auditoria incluem:
- Políticas internas: verificação da atualização e comunicação das normas organizacionais.
- Treinamentos: análise da eficácia dos programas de capacitação em compliance.
- Relatórios e documentação: avaliação da adequação e integridade dos registros corporativos.
Ao minimizar riscos legais e fortalecer a integridade organizacional, a auditoria de compliance também promove a confiança entre gestores e stakeholders. Além disso, ela ajuda a fortalecer a cultura organizacional, estimulando a responsabilidade entre os colaboradores.
Qual a importância da auditoria de compliance?
A auditoria de compliance é essencial para o fortalecimento da governança organizacional. Implementar um programa estruturado permite que as empresas identifiquem e gerenciem riscos associados a não conformidades.
Além de proteger a empresa contra riscos legais, a auditoria contribui para o aumento da eficiência operacional. Identificar e corrigir falhas nos processos internos reduz os impactos financeiros e melhora a imagem da organização no mercado.
No Brasil, a Lei Anticorrupção, regulamentada pelo Decreto n.º 8.420/2015 e atualizada pelo Decreto n.º 11.129/2022, destaca a importância do compliance.
Essas normas incentivam a implementação de mecanismos de auditoria e estabelecem práticas para prevenir desvios e corrigir irregularidades, reforçando a relevância da transparência e governança.
Outro ponto relevante é o potencial competitivo que a auditoria oferece. Muitas empresas ainda não priorizam o compliance, o que cria oportunidades para aquelas que adotam práticas de auditoria robustas e bem estruturadas.
Como implementar uma auditoria de compliance?
A implementação de uma auditoria de compliance requer um planejamento cuidadoso e estratégico. Cada etapa desempenha um papel importante para garantir que os objetivos da auditoria sejam alcançados e que a conformidade regulatória seja mantida.
Estabeleça objetivos
Definir objetivos claros é o primeiro passo para uma auditoria bem-sucedida. Esses objetivos devem estar alinhados à estratégia organizacional e às normas aplicáveis. Por exemplo, identificar áreas de risco ou verificar a eficácia das políticas internas pode ser uma prioridade.
Os resultados esperados, como melhorias em processos ou redução de riscos, devem ser mensuráveis, permitindo a avaliação do sucesso da auditoria ao final. Objetivos bem definidos funcionam como a base para uma estrutura sólida de conformidade.
Desenvolva um plano de ação
Com os objetivos definidos, é necessário elaborar um plano de ação detalhado. Esse plano deve descrever as etapas necessárias para atingir os objetivos, incluindo alocação de recursos, responsabilidades e prazos.
O plano também deve especificar quais áreas serão auditadas e os métodos a serem utilizados, como entrevistas, questionários ou análises documentais. Um planejamento robusto minimiza imprevistos durante a execução.
Elabore um cronograma
Um cronograma bem estruturado é fundamental para a implementação da auditoria de compliance. Este cronograma deve incluir todas as etapas do processo, com prazos específicos para cada atividade. Detalhar as datas ajuda a manter o foco e a disciplina.
O cronograma deve ser realista, considerando a disponibilidade da equipe e os recursos disponíveis. Isso permite que todos saibam o que se espera e quando. Além disso, as revisões periódicas do cronograma garantem que ajustes sejam feitos conforme necessário.
Valide a auditoria
A validação da auditoria de compliance é outro passo importante. Ela envolve a verificação de todos os procedimentos e diretrizes seguidos durante a auditoria. O processo de validação pode incluir revisões por parte de um auditor independente ou uma equipe interna.
Com isso, os resultados se tornam mais confiáveis e permitem que as conclusões sejam respaldadas por evidências concretas.
Também é uma oportunidade para refletir se os objetivos da auditoria foram realmente alcançados. Quais lições podem ser aprendidas neste processo? Isso é algo a ser considerado.
Realize uma gestão das inconformidades
A gestão das inconformidades identificadas durante as auditorias garante a conformidade organizacional. Essas inconformidades podem surgir em diferentes áreas, como processos e formas de atuação.
É crucial que a equipe desenvolva um sistema eficiente para documentar, classificar e acompanhar a resolução de cada uma.
Um acompanhamento rigoroso assegura que as ações corretivas sejam implementadas de forma ágil.
O fornecimento de feedback contínuo à equipe também contribui para promover uma cultura de compliance, engajando todos os membros da organização no cumprimento das regulamentações.
Elabore um relatório de compliance
A elaboração de um relatório de compliance é uma prática indispensável. Esse documento deve sintetizar os resultados da auditoria, incluindo as inconformidades detectadas e as ações recomendadas.
Sua redação precisa ser clara e objetiva, a fim de facilitar a compreensão dos stakeholders.
No caso de análises financeiras, por exemplo, é fundamental examinar todo o fluxo de pagamentos a terceiros, como fornecedores e representantes.
É necessário avaliar o perfil de pagamento desses parceiros, considerando riscos de lavagem de dinheiro e possíveis sinais de alerta, como pagamentos a pessoas não registradas ou valores arredondados.
Essas análises devem contemplar processos de diligência e homologação de fornecedores, além de identificar práticas que possam facilitar condutas inadequadas. Outro aspecto importante é a verificação da regularidade no pagamento de impostos, multas e tributos.
O relatório também deve incluir uma análise das tendências e padrões identificados. Essa abordagem auxilia na tomada de decisões estratégicas e no aprimoramento contínuo do sistema de compliance da organização.
Quais as boas práticas para assegurar o compliance na empresa?
A aplicação de boas práticas é vital para assegurar o compliance em uma empresa. Medidas eficazes ajudam a criar um ambiente de integridade e transparência, favorecendo a conformidade com normas e regulamentações.
Código de conduta
O código de conduta é um documento que estabelece princípios e normas de comportamento para todos os colaboradores. Ele deve ser claro e acessível, descrevendo expectativas em relação a ética e compliance.
A criação do código deve incluir a participação de diversas áreas da empresa, de modo a promover um senso de pertencimento e responsabilidade compartilhada.
É importante que esse documento seja revisado periodicamente. Isso garante que esteja alinhado com as mudanças nas leis e nas operações da empresa.
Além disso, todos os colaboradores devem ser treinados sobre o código. Quando todos conhecem e compreendem as diretrizes, a cultura de compliance se fortalece.
Treinamento das equipes
O treinamento é uma peça-chave para garantir que os colaboradores entendam a importância da auditoria de compliance. Sessões regulares de capacitação ajudam a esclarecer normas, riscos e consequências de não conformidade.
Nesse sentido, podem ser feitas qualificações e workshops para garantir que todos os funcionários estejam na mesma página.
Canal de denúncias
Um canal de denúncias eficiente é uma ferramenta essencial para identificar e corrigir comportamentos inadequados.
Ele deve garantir anonimato e proteção ao denunciante, incentivando a comunicação aberta. Para aumentar a adesão, a empresa deve divulgar constantemente o canal e reforçar sua importância.
Também é imprescindível estabelecer um protocolo transparente para a investigação de denúncias e acompanhamento das ações corretivas.
Esse processo reforça a confiança na organização, mostrando aos colaboradores, clientes e fornecedores que comportamentos em desacordo com as normas serão tratados com seriedade e terão consequências.
Monitoramento constante
Monitorar regularmente as práticas de compliance é imprescindível para garantir a adesão aos padrões estabelecidos. Auditorias regulares e análises detalhadas dos relatórios ajudam a identificar áreas que precisam de melhorias.
O uso de tecnologias, como plataformas que automatizam a coleta de dados e a geração de relatórios, pode aumentar a eficiência do monitoramento. Com isso, a empresa pode corrigir desvios de forma ágil, garantindo a conformidade.
Qual é o papel da tecnologia no compliance?
A tecnologia desempenha um papel crucial na gestão de compliance, facilitando o acompanhamento das regulamentações e a adaptação a mudanças. Ferramentas tecnológicas permitem automatizar processos, aumentando a eficiência e reduzindo riscos de não conformidade.
Soluções como Big Data e machine learning organizam e analisam informações de múltiplas fontes, internas e externas. Isso possibilita uma coleta de dados precisa, análises detalhadas e o armazenamento de registros, otimizando recursos e assegurando conformidade legal.
Um exemplo prático é a solução de RegWatch da Dimensa, que automatiza e centraliza a gestão de compliance. Com uma base de dados contendo mais de 1 milhão de normativas, a ferramenta permite buscas rápidas por meio de filtros e palavras-chave.
Além disso, ela utiliza mais de 200 bots para monitorar novas normativas automaticamente. A plataforma também oferece um clipping diário, personalizável de acordo com as necessidades da empresa.
As normativas podem ser organizadas por tags, facilitando a identificação de temas sensíveis.
Com o suporte de consultoria jurídica, as empresas podem esclarecer dúvidas sobre as regulamentações, fortalecendo a trilha de auditoria e assegurando que as políticas internas sejam compreendidas e acessíveis.
O uso da tecnologia não só otimiza o compliance, como também fortalece a conformidade regulatória, promovendo eficiência e mitigando riscos de fraudes e perdas.
Automatize seus processos e garanta conformidade com eficiência. Descubra como a tecnologia pode transformar sua auditoria de compliance. Entre em contato com nossos especialistas e saiba mais sobre como o RegWatch pode transformar o seu negócio.
créditos da imagem: Freepik
