As boas práticas de compliance são fundamentais para assegurar que as empresas respeitem as regulamentações vigentes e atuem de forma ética e transparente.
Em um cenário onde o compliance regulatório enfrenta desafios crescentes devido às constantes atualizações legislativas e demandas do mercado, implementar essas práticas de maneira eficaz pode parecer complexo.
No entanto, a tecnologia surge como uma aliada para simplificar processos e garantir a conformidade.
Este artigo destaca oito boas práticas de compliance e como a automação pode transformar a gestão regulatória. Continue lendo para descobrir soluções estratégicas que podem impulsionar o compliance na sua organização.
8 boas práticas de compliance
As boas práticas de compliance funcionam como pilares para uma gestão corporativa transparente e em conformidade com as normas. Seguindo essas diretrizes, é possível minimizar riscos e fortalecer a reputação da empresa no mercado.
1. Elabore uma política de compliance
O primeiro passo para estruturar um programa de compliance eficiente é criar uma política clara e abrangente.
Esse documento deve detalhar princípios, normas e procedimentos que orientem a conduta dos colaboradores e terceiros.
Além disso, ele deve contemplar as melhores práticas do mercado, para garantir que todos os aspectos regulatórios sejam considerados.
A política também precisa ser adaptável para acomodar as particularidades de diferentes departamentos e unidades de negócios.
Deve também ser atualizada regularmente para refletir mudanças regulatórias e situações específicas do setor.
Um bom planejamento e revisão frequente asseguram que a organização esteja sempre alinhada com as exigências legais e de mercado.
2. Dissemine uma cultura de compliance
Fomentar uma cultura organizacional baseada em ética e conformidade é essencial. Isso requer o envolvimento da liderança para promover os valores da empresa e garantir que todos os níveis compreendam a importância do compliance.
Workshops, treinamentos regulares e campanhas de conscientização são recursos eficazes para reforçar a cultura de compliance.
É fundamental que a liderança atue como exemplo e demonstre o comprometimento com as normas e as diretrizes estabelecidas.
A comunicação deve ser clara e constante, para reforçar os compromissos da organização e incentivar a adoção de comportamentos alinhados à ética corporativa.
3. Implemente linhas de defesa
A adoção de três linhas de defesa é uma estratégia recomendada para fortalecer a governança.
A primeira linha envolve os gestores operacionais, que lidam diretamente com os processos e são responsáveis pela execução das tarefas conforme os regulamentos estabelecidos.
Já a segunda linha é composta pelas áreas de controle e compliance, que fornecem suporte e monitoram as operações para garantir que os riscos sejam devidamente gerenciados.
E a terceira linha é representada pela auditoria interna, que avalia de forma independente os processos e os controles implementados.
Esse modelo garante monitoramento e controle eficazes, e estabelece um sistema de supervisão completo, que aumenta a transparência e a responsabilidade em todos os níveis da organização.
4. Faça gestão de riscos
Identificar, avaliar e mitigar riscos é um processo decisivo no compliance. Uma análise eficiente permite que a empresa compreenda suas vulnerabilidades e desenvolva planos de contingência eficazes.
Essa gestão deve incluir a implementação de ferramentas e métricas que facilitem a detecção precoce de potenciais ameaças.
Ferramentas tecnológicas, como softwares especializados em compliance, ajudam a mapear riscos de forma mais precisa e ágil — e, assim, fornecer relatórios detalhados para tomadas de decisão embasadas.
Além disso, é essencial engajar os colaboradores para que reconheçam situações de risco e colaborem na redução dos impactos.
5. Atue como consultoria na empresa
O departamento de compliance deve ser visto como um parceiro estratégico e oferecer orientação para outras áreas.
Além de garantir a conformidade com as leis, é importante que o setor contribua para o desenvolvimento de processos mais eficientes e alinhados às metas organizacionais.
Isso inclui realizar diagnósticos regulares das operações, sugerir melhorias e propor soluções inovadoras para problemas recorrentes.
A colaboração com as lideranças de cada departamento também é essencial para adaptar as boas práticas à realidade de cada área e promover sinergia e maior adesão às políticas de compliance.
6. Monitore e faça testes
A vigilância contínua é essencial para assegurar que as práticas de compliance sejam seguidas.
Testes regulares, como simulações de incidentes e revisões de processos, ajudam a identificar pontos de melhoria e corrigir falhas antes que se tornem problemas maiores.
Além disso, o monitoramento deve incluir a verificação da eficácia dos controles internos e a avaliação da adesão às normas por parte de todos os colaboradores.
O uso de dashboards que consolidem informações relevantes sobre o desempenho do compliance facilita o acompanhamento e permite a identificação rápida de desvios que exijam intervenção imediata.
7. Faça uma auditoria interna independente
Auditorias internas realizadas por equipes independentes garantem imparcialidade na avaliação dos processos de compliance. Além de verificar a conformidade, esse tipo de auditoria oferece insights para a otimização das práticas.
Essas auditorias também devem incluir revisões detalhadas de relatórios financeiros, contratos e outros documentos sensíveis, para garantir que todos os aspectos estejam de acordo com as regulamentações vigentes.
Outro ponto importante é a emissão de relatórios claros e objetivos, com recomendações que possam ser facilmente implementadas pelas áreas responsáveis.
8. Desenvolva programas específicos de compliance
Criar programas direcionados, como os voltados para ética, integridade, prevenção à corrupção e à lavagem de dinheiro, é uma forma eficaz de abordar questões específicas.
Esses programas devem incluir treinamentos, materiais de referência e canais de suporte para os colaboradores.
Os programas também precisam ser personalizados para atender às necessidades da empresa, e considerar o porte, o setor de atuação e as especificidades regionais.
A periodicidade dos treinamentos também é decisiva para manter os colaboradores atualizados e engajados com as práticas de compliance, reforçando a importância da conformidade em todas as operações corporativas.
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Em resumo
Quais são as boas práticas de compliance?
Entre as boas práticas de compliance estão:
- Elaborar uma política de compliance;
- Disseminar uma cultura de compliance;
- Implementar linhas de defesa;
- Fazer gestão de riscos;
- Atuar como consultoria na empresa;
- Monitorar e fazer testes;
- Fazer uma auditoria interna independente;
- Desenvolver programas específicos para de compliance.
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