Tudo sobre a Dimensa Sign

Vantagens da solução

A digitalização dos documentos é uma tendência incontestável. As empresas já não podem abrir mão da agilidade proporcionada pelos softwares em nuvem na geração e armazenagem de todo tipo de documentação.

No entanto, como garantir que as assinaturas digitais sejam 100% seguras e tenham validade jurídica em contratos, aditivos e outros documentos? E como manter a agilidade do processo quando você tem um grande volume de arquivos e assinaturas? Calma. Se você procura uma resposta para essas perguntas está na plataforma Dimensa Sign.

Setores atendidos

• Financeiro
• Serviços
• Jurídico
• Educacional
• Saúde
• Hotelaria
• Manufatura
• Distribuição
• Varejo
• Logística
• Agro
• Construção

Principais benefícios

A Dimensa Sign é uma plataforma completa para gestão e execução tanto das assinaturas eletrônicas quanto das assinaturas digitais (com certificado digital). A plataforma também inclui gestão e armazenagem de documentos de qualquer natureza (contratos, aditivos, minutas etc.). 

O resultado é a eliminação da papelada e dos controles manuais para aumentar a produtividade na sua empresa. Toda a jornada na na Dimensa Sign é automatizada com tecnologia de ponta a ponta que traz mobilidade e segurança aos processos. 

Assim, você reduz a burocracia, evitando perder tempo e dinheiro com o envio de documentos para os signatários. 

Todo o processo de assinatura é feito com 100% de segurança e validade jurídica, seja no tratamento dos dados conforme os órgãos reguladores ou durante a  coleta de evidências que garantem a validade das assinaturas eletrônicas e digitais.

A Dimensa Sign proporciona alto nível de mobilidade, já que pode ser acessada de qualquer dispositivo conectado à internet. Além disso, a plataforma atende às normas do ICP Brasil e do ITI Brasil para certificação digital. 

Os dados dos documentos são armazenados em um servidor próprio, com backup diário dos dados e guarda das evidências pelo prazo estipulado em lei (ou maior, conforme sua necessidade).

A Dimensa Sign apresenta uma interface amigável para garantir uma experiência clara e linear em todas as etapas ou telas, de forma simples e intuitiva, tanto para o usuário administrador quanto para os signatários do documento. 

A plataforma conta ainda com:

• Geolocalização
• Integração a serviço de face match

A Dimensa Sign também é compatível com os principais certificados digitais validados pelo ICP Brasil (A1, A3, via pendrive ou cartão). No entanto, o processo de certificação é contratado separadamente em uma das certificadoras que atuam no mercado brasileiro.

Com acesso 100% web, a Dimensa Sign tem alta capacidade de escala para atender empresas de qualquer porte. Além disso, a plataforma é flexível e oferece o melhor custo-benefício para sua empresa, com pagamento mensal recorrente ou por documento assinado.

Integrações

A Dimensa Sign tem integração nativa com as soluções Gestão para Crédito, Gestão de Recebíveis e Gestão para ESC.

Principais funcionalidades

• Login e Controle de Acesso
• Listagem de Documentos
• Acesso ao Documento
• Envio de Documentos aos Signatários
• Notificações
• Papéis do Signatário
• Ordem de Signatários
• Número Mínimo de Signatários no Documento
• Protocolo de Inviolabilidade
• Coleta de Evidências
• Assinatura
• Armazenagem de Documentos

Entenda melhor as principais funcionalidades

Login e Controle de Acesso

Dimensa Sign permite uma gestão simples e segura do login e acesso de administradores e signatários à plataforma. 

Listagem de Documentos

Ao fazer o login na Dimensa Sign, você visualiza a listagem de documentos com o status identificado por cor (Verde/Concluído, Vermelho/Cancelado ou Amarelo/Em Processo). A listagem apresenta ainda os signatários associados a cada documento para facilitar a gestão do processo. 

Ao cadastrar um signatário na plataforma, os dados ficarão registrados, simplificando o preenchimento caso aquele usuário seja um signatário recorrente nos processos de assinatura realizados em sua empresa. 

Acesso ao Documento

A Dimensa Sign permite acessar os documentos para visualizar o arquivo, cancelar o processo de assinatura ou verificar o histórico do documento com todas as movimentações realizadas no processo.

A partir do acesso ao documento, você também pode:

• Visualizar informações completas sobre os signatários
• Remover signatários do documento
• Adicionar signatários ao documento

Envio de Documentos aos Signatários

Para enviar um documento, você deve subir o arquivo pela plataforma no formato PDF e adicionar o contato dos signatários, assim como o código do contrato relativo ao documento.

Também é possível criar tags de identificação dos documentos por categoria, facilitando a localização dos arquivos armazenados.

Notificações

A Dimensa Sign permite enviar notificações por e-mail, SMS ou ambos aos signatários dos documentos, agilizando a comunicação durante o processo. O custo do SMS é acrescido ao valor da assinatura.

As notificações também podem ser enviadas para partes interessadas no processo, mas que não estejam incluídas entre os signatários.

Papéis do Signatário

A Dimensa Sign é flexível e permite selecionar o papel de cada signatário em relação ao documento (sócio, testemunha, representante, avalista etc.). 

Ordem de Signatários

A Dimensa Sign também permite configurar o processo de assinatura, escolhendo a ordem dos signatários do documento (ex: o diretor da empresa deve assinar antes do cliente e o cliente deve assinar antes da testemunha).

Número Mínimo de Assinaturas para Finalização do Documento

Também é possível configurar um número mínimo de assinaturas para finalização do documento na Dimensa Sign (ex: o documento foi enviado para 5 signatários, mas necessita de apenas 3 assinaturas e, por isso, poderá ser concluído quando os 3 primeiros signatários assinarem o arquivo).

Protocolo de Inviolabilidade

A Dimensa Sign garante que os documentos enviados para a plataforma são invioláveis. Para isso, quando um documento é enviado para a assinatura, ele recebe um certificado digital comprovando sua autenticidade e garantindo que todos os envolvidos têm acesso à mesma versão do arquivo. 

Qualquer alteração efetuada posteriormente invalida o processo de assinatura.

Validações

A Dimensa Sign garante a validade jurídica das assinaturas. . Ao fazer o upload do documento, você estabelece as validações que devem ser realizadas, de acordo com suas regras de negócio, como:

• Certificado digital (para assinaturas digitais)
• Selfie
• Biometria facial / Face match (com cobrança de valor adicional)

Assinatura

O signatário incluído no documento, na plataforma Dimensa Sign, recebe a notificação para a assinatura.

O signatário pode preencher o token gerado pelo sistema manualmente ou clicar no link da notificação. Nesse caso, o token será preenchido automaticamente. 

Cada token gerado é vinculado exclusivamente a um documento e um signatário, proporcionando total segurança ao processo.

As assinaturas, na modalidade eletrônica, podem ser realizadas pelo computador (desktop ou notebook), celular ou tablet. Já as assinaturas na modalidade digital, usando um certificado digital, só podem ser realizadas no computador, por limitação legal. O signatário poderá verificar a autenticidade do documento por meio do certificado gerado pela plataforma, o chamado “carimbo do tempo”. 

Ao efetuar a assinatura, o signatário poderá fazer os procedimentos de selfie ou face match, caso solicitado. Ao enviar o documento, é gerado um hash único de autenticação. A partir daí, a assinatura não poderá mais ser cancelada nem excluída do arquivo.

Quando todos os signatários tiverem assinado o documento, sua empresa recebe uma notificação e o processo é finalizado.

Armazenagem de Documentos

A plataforma Dimensa Sign permite uma gestão simples e eficiente dos documentos assinados. Além de permitir visualizar os documentos em que você é signatário, filtrando os arquivos pelo CPF ou pelo nome, a plataforma facilita a gestão e organiza os documentos por:

• Número de série
• Hash de autenticação da assinatura
• Data da assinatura