Background check: entenda o que é e qual a sua importância

O processo de analisar e validar a identidade, dados e histórico de clientes e parceiros, conhecido como Background Check, tornou-se uma prática essencial em diversos contextos da sociedade contemporânea.

Especialmente em empresas e no processo de onboarding digital, o Background Check é importante para manter a conformidade, proteger o negócio de uma série de riscos e fraudes e garantir a continuação das operações em segurança.

Atualmente, com a tecnologia, essas verificações se tornaram mais acessíveis e eficientes, ajudando instituições a fazer checagens mais precisas.

Neste artigo, você vai entender em detalhes o que é Background Check, como ele funciona, seus diferentes tipos e vantagens, além de compreender como colocá-lo em prática para a construção de ambientes corporativos mais seguros e confiáveis. Aproveite a leitura!

O que é Background Check?

O Background Check é um termo que pode ser traduzido como "verificação de antecedentes" em português.

Nesse sentido, ele se refere a um processo de investigação sistemático que busca avaliar e validar o histórico de uma pessoa, parceiro ou cliente.

Essa prática é comumente empregada em diversos contextos. Nas empresas, essa checagem pode ser feita considerando o cadastro de clientes, parceiros, fornecedores, colaboradores, etc.

Da mesma forma, esse processo é colocado em prática considerando diferentes finalidades, como:

• seleção de candidatos para uma vaga;
• processo de admissão;
• concessão de crédito; 
• validação de identidade;
• busca por antecedentes criminais, mandados de prisão e processos jurídicos;
• consulta de débitos trabalhistas; 
• consulta de pessoas jurídicas ou físicas em listas restritivas;
• verificação da situação cadastral de um CPF ou CNPJ.

A realização de um Background Check visa fornecer uma visão mais completa e precisa do passado de uma pessoa.

Ele auxilia na tomada de decisões informadas por parte de empregadores, instituições e outras entidades que necessitam avaliar a idoneidade e aptidões dos indivíduos envolvidos.

Ou seja, essa prática desempenha um papel fundamental na promoção da segurança e confiança em diversos setores da sociedade.

Qual é a importância do Background Check?

O Background Check é importante em diversos contextos devido à sua capacidade de oferecer informações detalhadas sobre o histórico de uma pessoa.

Realizar um processo de varredura evita que a empresa esteja vulnerável a uma série de riscos.

Empresas que não investem em Background Check podem estar expostas a fraudes, golpes e outros tipos de crimes que podem causar impactos sérios ou até mesmo interromper toda sua operação.

No mais, realizar essa varredura de informações é importante, pois:

• ajuda a identificar irregularidades e mantém a segurança corporativa;
• mapeia ameaças em potencial, sendo uma aliada na gestão de riscos;
• avalia a integridade das pessoas que se associam à empresa, evitando conexões com indivíduos ou parceiros que tenham uma má reputação;
• permite contratar profissionais confiáveis e mais qualificados;
• colabora com o cumprimento das normas legais e procedimentos de compliance.

Como o Background Check funciona?

Durante o processo de Background Check, informações relevantes são coletadas e analisadas para verificar a veracidade das declarações de um indivíduo e para identificar eventuais aspectos que possam impactar suas qualificações, integridade ou confiabilidade.

O procedimento varia dependendo do propósito específico e da entidade ou indivíduo que o realiza. No entanto, geralmente, envolve a coleta e análise de diversas informações sobre uma pessoa ou empresa.

Essas informações podem incluir histórico criminal, histórico de emprego, referências profissionais, histórico acadêmico, perfis nas redes sociais, situação financeira e outros detalhes pertinentes.

O objetivo é mapear possíveis problemas jurídicos, comerciais, criminais ou até mesmo financeiros que uma corporação ou pessoa possam apresentar.

Para pessoas físicas

O Background Check de pessoas físicas é geralmente aplicado no momento de onboarding de clientes, novos colaboradores e demais usuários. São verificados itens como:

• histórico criminal: verifica se a pessoa possui antecedentes criminais, incluindo condenações, prisões e atividades delituosas;
• verificação de identidade: confirmando dados pessoais, endereços anteriores e outros registros civis;
• protestos, processos jurídicos e ocorrências na Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
• pesquisa de Pessoa Politicamente Exposta;
• avaliação do histórico financeiro, incluindo pontuação de crédito e histórico de pagamentos.

Para pessoas jurídicas

Neste caso, a ideia é fazer uma varredura de dados sobre parceiros em potencial antes de firmar acordos e contratos. Aqui, são checados, por exemplo:

• registro empresarial: verificando a existência legal da empresa, incluindo sua constituição, registros de sociedade e qualquer ação legal envolvendo a empresa;
• histórico financeiro: avaliação da saúde financeira da empresa, incluindo balanços, demonstrativos de resultados e histórico de pagamentos;
• verificação de propriedade: confirmação dos proprietários e principais acionistas da empresa;
• histórico de litígios: pesquisa sobre processos judiciais ou litígios envolvendo a empresa;
• reputação empresarial: avaliação da reputação da empresa no mercado, por meio de análise de avaliações online, feedback de clientes e outros indicadores de reputação;
• cumprimento regulatório: verificação do cumprimento das normas e regulamentações aplicáveis ao setor em que a empresa atua;
• contratos e parcerias: avaliação de contratos e parcerias comerciais relevantes que a empresa possa ter.

Quais são as principais vantagens do Background Check?

As principais vantagens do Background Check são:

Mitigação de riscos

O principal benefício do Background Check é como ele contribui para a redução de riscos ao fornecer insights sobre o histórico de colaboradores, parceiros e demais indivíduos ligados ao negócio, promovendo ambientes de trabalho mais seguros e confiáveis.

Nesse sentido, essa ferramenta atua na prevenção de fraudes e falsificações, reduzindo violações de identidade e acesso aos dados, entre outras questões.

Essa atitude garante a autenticidade das informações fornecidas e permite que a empresa construa relações de transparência e integridade com seus clientes, parceiros e equipes.

Eficiência nos processos de recrutamento e onboarding

O Background Check agiliza os processos de recrutamento ao fornecer uma visão abrangente dos candidatos, permitindo uma seleção mais rápida e eficiente.

Com a ajuda de sistemas que automatizam essa verificação, o processo se torna ainda mais veloz e preciso, evitando erros nas análises e possibilitando que novos colaboradores assumam suas funções em menos tempo.

Seleção de talentos qualificados

Essa prática facilita a identificação e contratação de profissionais qualificados, assegurando que as informações fornecidas pelos candidatos estejam alinhadas com suas habilidades e experiências reais.

Com isso, é possível evitar contratações inadequadas que possam prejudicar a reputação da empresa, garantindo que os colaboradores representem os valores e padrões éticos da organização.

Conformidade com regulamentações

Regulamentações e normas específicas de cada indústria precisam ser seguidas à risca para evitar irregularidades e problemas.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) é um exemplo disso. O Background Check é um recurso que auxilia na conformidade, mitigando riscos e protegendo a empresa de possíveis implicações legais.

Outro exemplo é a regulamentação das apostas esportivas, que tem ganhado destaque no Brasil, com o governo definindo regras para garantir a legalidade e a integridade das operações. As empresas envolvidas nesse segmento devem estar atentas às diretrizes estabelecidas, que incluem medidas rigorosas de compliance e práticas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD) para evitar a associação com atividades ilícitas.

Portanto, as ferramentas de Background Check são fundamentais para que as empresas estejam em compliance e se afastem de relacionamentos com clientes, funcionários e parceiros que possam estar envolvidos com práticas indevidas.

Tomada de decisões embasada

O Background Check nada mais faz do que fornecer informações sólidas e verídicas para orientar empresas a tomar decisões conscientes em processos de contratação, retenção de talentos, concessão de crédito, formalização de acordos e parcerias, etc.

A ideia é usar esses dados a favor da gestão e avaliar se esses processos estão alinhados às metas e valores da empresa.

Quais são os diferentes tipos de verificações realizadas no Background Check?

O Background Check pode ser aplicado em diferentes contextos, por isso ele abrange tipos de verificações distintas. Conheça as principais categorias de análise feitas pelas empresas.

Verificação de contratação

É o processo de confirmação das informações fornecidas pelo candidato sobre suas experiências profissionais anteriores e dados pessoais.

Inclui verificar datas de emprego, posições ocupadas, razões para saída, experiências acadêmicas, antecedentes criminais e outros registros que comprovem que a pessoa é adequada para assumir a posição.

Verificação financeira

É uma estratégia muito usada por empresas do setor financeiro, baseada em procedimentos conhecidos como Know Your Customer (KYC) — Conheça Seu Cliente, em português.

Assim, antes de prestar serviços financeiros, há a avaliação do histórico de crédito do cliente — incluindo empréstimos, pagamentos de contas e saldos de cartões de crédito.

Também é avaliado o histórico de pagamentos — no qual se checa padrões de pagamento em contas, empréstimos ou financiamentos, por exemplo.

Verificação criminal

É uma pesquisa que visa identificar antecedentes criminais, incluindo condenações e registros de atividades criminosas junto a entidades como tribunais de justiça, polícias Civil e Federal, e o Banco Nacional de Mandados de Prisão (BNMP).

O que são Pessoas Politicamente Expostas e qual é seu impacto nos negócios?

Pessoas Politicamente Expostas (PEPs) é um termo que se refere a indivíduos que ocupam ou já ocuparam cargos públicos de destaque ou posições políticas relevantes no Brasil ou outros países nos últimos cinco anos.

As posições podem incluir chefes de Estado, políticos, membros de governos, autoridades militares, líderes de partidos políticos, entre outros.

Esse conceito também pode se estender a familiares próximos e associados dessas pessoas, conforme circular do Banco Central.

O principal critério é que esses indivíduos tenham a capacidade de exercer influência significativa nas decisões políticas e administrativas.

O impacto das PEPs nos negócios está relacionado ao risco de corrupção, lavagem de dinheiro e outras atividades ilegais, dada a sua influência e acesso a recursos financeiros de grandes proporções.

Empresas que fazem negócios com PEPs podem enfrentar riscos legais e danos à reputação, especialmente se essas relações forem percebidas como envolvimento em corrupção ou práticas antiéticas.

PEPs também podem ser alvos de esquemas de corrupção. Como resultado, as empresas envolvidas com essas pessoas e transações podem ser implicadas em atividades criminosas e enfrentar penalidades e sanções.

Por isso, o Background Check completo é indicado para identificar essas pessoas e analisar de forma criteriosa se deve ou não seguir o relacionamento com elas a fim de proteger a integridade da empresa e garantir conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis.

Qual a relação do Background Check com o compliance?

O Background Check está intrinsecamente relacionado ao compliance nas empresas, especialmente no contexto de práticas éticas, regulamentações e normas legais.

O Background Check desempenha um papel crucial no apoio a iniciativas de conformidade como:

• Due Diligence; o Background Check colabora para o controle de estruturas e procedimentos internos para gestão de riscos;
• Prevenção de lavagem de dinheiro e corrupção;
• Identificação de Pessoas Politicamente Expostas (PEPs); 
• Compliance com regulamentação do setor;
• Gestão proativa de riscos, identificando potenciais problemas antes que se tornem fontes de não conformidade;
• Integração de práticas como Know Your Customer, Know Your Partner, Know Your Employee (também conhecidas pelas siglas KYC, KYP e KYE).

Como implementar o Background Check?

Para implementar o Background Check, as empresas devem:

1. Desenvolver uma política de Background Check e diretrizes claras sobre por que, quando e como as checagens serão conduzidas.
2. Definir claramente os objetivos dessa iniciativa, seja para contratações, parcerias comerciais ou outras finalidades.
3. Fazer uma lista e determinar quais elementos principais deverão ser verificados, como histórico criminal, histórico de emprego, referências, etc.
4. Automatizar o processo, a melhor maneira de fazer o Background Check com eficiência e precisão é com o apoio da tecnologia. Logo, escolha um parceiro confiável e especializado nesse serviço.
5. Certificar-se de que o parceiro escolhido esteja em conformidade com as leis de privacidade e ofereça verificações específicas necessárias para seus objetivos.
6. Avaliar as informações coletadas e usá-las para tomada de decisão.

A eficácia do Background Check reside não apenas na obtenção de informações, mas na capacidade de traduzir esses dados em ações estratégicas que promovem a conformidade, a transparência e a excelência empresarial.

Para implementar uma estratégia de Background Check, vale a pena contar com uma solução completa com acesso a diversos bancos de dados nacionais e internacionais, sendo capaz de consultar informações em tempo real e com alta precisão, como a plataforma da Dimensa.

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Em Resumo

Como funciona o Background Check?

O Background Check (verificação de antecedentes) é um processo de investigação e análise de dados que verifica a idoneidade de clientes, parceiros, fornecedores, colaboradores, entre outros.

Esse processo acontece por meio de uma varredura detalhada que colhe informações relevantes retiradas de bancos de dados e outros meios.

Como fazer o Background Check?

1. Ter uma política e diretrizes de Background Check bem definidas;
2. Saber os objetivos dessa iniciativa e se estão em conformidade com o seu plano;
3. Mapear as informações que serão verificadas no Background Check;
4. Usar a tecnologia a seu favor e otimizar processos;
5. Aproveitar as informações coletadas para tomar decisões assertivas.

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